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Open System, votre outil de réservation et vente en ligne mais pas seulement…

Qu’est-ce que Open System ?

L’Open System est un outil de gestion de planning, permettant la réservation et la vente en ligne. L’ outil s’adresse aux hébergeurs touristiques ainsi qu’aux prestataires d’activités et aux organisateurs d’événements. Il est développé par la société Alliance Réseaux et cette initiative est soutenue financièrement et techniquement par le conseil départemental du Puy-de-Dôme et Auvergne-Rhône-Alpes Tourisme

Pour répondre aux spécificités des différents prestataires touristiques, il existe pour chacun d’entre vous une déclinaison adaptée à votre activité :

  • pour les propriétaires de meublés, chambres d’hôtes et camping : Open Pro 
  • pour les hôteliers, propriétaires de villages vacances ReservIT 
  • pour les revendeurs de billetterie Open Billet 
  • pour les prestataires de loisirs/activités (en cours de déploiement sur le département du Puy de Dôme, plus d’information à venir sur cet outil courant 2020) : Addock 
  • pour les gîtes d’étape : Open Refuge
  • Open Expériences : qui permet la revente de prestations d’autres structures de loisirs, présentes sur Open System (en cours de déploiement sur le département du Puy de Dôme, plus d’information courant 2020)

L’outil permet aux internautes de pouvoir accéder facilement à votre calendrier de disponibilités et connaitre ainsi en un clic le prix de votre prestation, en fonction de la période et de la durée souhaitée.

L’internaute peut alors faire la réservation en ligne et aller jusqu’au paiement, si le prestataire touristique lors de l’installation de l’outil sur son site internet opte pour l’option réservation et vente en ligne (non obligatoire).

Avec ADDOCK, l’internaute peut acheter et payer ses prestations de loisirs, directement en ligne.

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Les avantages d’Open System pour les hébergeurs

Open System est un outil qui répond pleinement aux attentes des touristes : c’est votre outil de commercialisation !

Open System devient votre unique gestionnaire de planning et de réservation.

Avec l’outil, vous pouvez :

  • gérer et diffuser votre planning de disponibilités
  • valider (ou non) vos contrats de réservations
  • paramétrer et automatiser facilement des contrats de location
  • gérer la traçabilité des contrats, visualiser et relancer les retards de paiement …
  • envoyer les correspondances directement depuis l’outil
  • proposer des remises ou des codes promos, selon vos envies
  • diffuser les informations légales de type Conditions Générales de Ventes, Règlement Général sur la Protection des Données …
  • proposer la vente en ligne (non obligatoire)
  • suivre votre activité commerciale grâce au module de statistiques (nombres de réservations, chiffre d’affaires obtenu …)

Les +

  • la prise de renseignements est facilitée pour vos clients. Vous leur offrez la possibilité de préparer leur séjour en toute tranquillité, facilement et quand ils le souhaitent !
  • vous leur offrez la possibilité de pouvoir réserver/acheter vos prestations en toute sécurité
  • un seul planning à gérer ET une multidistribution possible : les internautes peuvent réserver depuis votre site, celui de votre office de tourisme ou celui du département sans commission. Mais vous restez l’unique gestionnaire de votre compte.
  • vous améliorez votre référencement naturel et augmentez ainsi vos chances d’être vu plus rapidement par les internautes.
  • vous êtes LIBRE et pilotez votre stratégie tarifaire et commerciale, votre planning et vos réservations
  • rien ne vous empêche de gérer les réservations vous-même pour le client lors d’un contact téléphonique par exemple

Vous n’avez pas de site internet propre à votre structure ? Cela n’est pas gênant, vous proposerez la réservation en ligne via le site internet de votre Office de Tourisme ou du Département et vous gérerez en direct, dans Open System, vos réservations !

Vous souhaitez faire de la vente en ligne ?

La digitalisation de plus en plus marquée des services et des prestations touristiques incite à la mise en place du paiement en ligne. Quoi de mieux pour un client que de finaliser facilement sa réservation en payant directement en ligne. C’est en tous cas notre conseil !

Mais comment peuvent-être gérées les transactions commerciales entre l’acheteur et le vendeur ? Autrement dit, comment l’argent arrive sur votre compte bancaire lorsque la vente se fait en ligne ?

Il existe plusieurs solutions de paiement sécurisé compatibles avec Open System. Ces dispositifs de paiement en ligne peuvent être soumis à des frais d’ouverture, et/ou des commissions et frais par transaction. Nous avons listé quelques dispositifs existants :

  • One Shot Pay : Alliance Réseaux a intégré dans ses outils une solution de paiement en ligne spécifiquement conçue pour la commercialisation touristique : One Shot Pay. Ce dispositif est sans frais d’ouverture et sans abonnement mensuel. Par contre, il est prévu une commission et des frais fixes pour chaque transaction. Pour bénéficier de cet outil, il suffit de prendre contact avec One Shot Pay, directement depuis votre interface Open System
  • Les systèmes proposés par les banques : d’autres systèmes de paiement en ligne compatibles avec Open System sont également proposés par les banques (sous certaines conditions : frais d’ouvertures, abonnement mensuel et/ou commissions par transaction)
  • Un système alternatif : Paypal, cette solution se base sur un porte-monnaie électronique virtuel.  Les règlements sont crédités sur le porte-monnaie électronique du vendeur, et une fois le paiement réalisé, le vendeur fait le transfert des sommes sur son compte bancaire réel. Ce dispositif n’implique pas de frais d’ouverture ni d’abonnement mensuel. Des commissions et des coûts fixes sont facturés à la transaction sur le montant payé en ligne.

Toutes ces solutions de paiement en ligne (avantages, inconvénients, intégration à votre Open System) sont récapitulées dans le guide des solutions de paiement en ligne proposé par Alliance Réseaux.

L’option de vente en ligne n’est pas obligatoire et ne vous empêchera pas d’utiliser pleinement les autres fonctionnalités d’Open System.

Pour aller plus loin et ne gérer qu’un seul et unique planning

Vous disposez de comptes sur les plateformes de type Booking, Abritel, AirBnB … et vos prestations sont aussi réservables depuis celles-ci ?
Choisissez l’option Channel Manager (option payante, non obligatoire) pour synchroniser tous vos plannings dans Open System.  Ainsi vous gérerez depuis Open System, un seul ET unique planning. Vous retrouverez toutes les réservations faites sur ces plateformes et celles faites depuis votre site internet ou via la multidistribution. La gestion de vos plannings est simplifiée et vous ne gérez plus q’un seul calendrier !

Vous disposez déjà d’un outil de réservation en ligne 

Faites le choix de vous équiper d’une solution de passerelle en lien avec l’Open System pour que vos prestations soient réservables (et éventuellement payables) sur le site de l’Office de Tourisme Terra Volcana et celui du département.
Si vous êtes hôtelier et que vous appartenez à une chaîne, contactez votre Office de Tourisme pour savoir si des passerelles en lien avec l’Open System existent.

À noter : lors de la mise en place d’une passerelle, il peut exister d’éventuels frais de connectivités, frais mensuel et/ou coûts par transaction

Consultez le guide des passerelles existantes entre les principaux éditeurs de solutions de gestions touristiques et Open System.

NOUVEAUTÉ 2020 POUR LES PRESTATAIRES D’ACTIVITÉs : « ADDOCK »

Arrivée du nouveau dispositif Addock : outil de gestion et de vente multicanale pour les prestataires d’activités ou de loisirs.  Cet outil innovant et 100% digital accompagne les prestataires de loisirs dans la gestion et la commercialisation de leurs produits.

Vous souhaitez proposer la vente en ligne de vos activités ( location de matériel, visites guidées, ateliers…), l’outil Addock est adapté.

Pour découvrir l’outil, inscrivez vous à la formation en ligne via le lien ci-dessous :

Je m’ Inscris à la formation Addock

Un conseillé dédié vous présentera les fonctionnalités de l’outil. Lors de la formation, le conseiller vous ouvrira un compte  et vous guidera dans l’utilisation du logiciel. Vous pourrez alors paramétrer vos prestations.
Pour l’ouverture de compte, merci de vous munir d’un RIB et d’un carte d’identité numérisée.

À VENIR : OPEN EXPÉRIENCES

Open Expériences est un dispositif de vente multicanale pour les opérateurs de loisirs et les hébergeurs.

Vous êtes prestataires d’activités de loisirs ?

Avec Open Expériences vous pouvez depuis un seul et même outil :

  • gérer votre matériel, vos entrées, vos visites, vos équipes, votre stock
  • vendre vos activités grâce au module de caisse intégré
  • démultiplier vos ventes directes en intégrant le moteur de réservation sur votre site

 Vous êtes hébergeur ?

  • gérez votre planning en temps réel, où que vous soyez, depuis votre mobile, tablette, PC
  • démultipliez vos ventes directes en intégrant le moteur de réservation sur votre site
  • gérez vos contrats, vos promotions, vos codes promos
  • conseillez vos clients en leur proposant des activités avec disponibilité garantie

Plus d’informations à venir sur ce dispositif et son déploiement courant 2020.

L’office du tourisme vous accompagne

Votre Office de Tourisme vous accompagne gratuitement :

  • en effectuant pour vous l’ouverture de votre compte
  • en organisant des ateliers de prise en main pour le paramétrage de l’outil (sur rendez-vous selon vos disponibilités)

Nous restons à votre disposition pour toute question relative à Open System.

En surtout : votre Office de Tourisme, ainsi que Auvergne Destination Volcans ne prend aucune commission sur les réservations effectuées depuis leur site internet.

L’outil vous appartient

Vous êtes libre de votre politique commerciale, de la gestion de votre planning et de vos réservations.

L’Office du Tourisme vous accompagne dans la mise en place du logiciel mais aucun accès à votre compte n’est possible sans votre autorisation (ni par une autre structure externe). Pour bénéficier d’un accompagnement à la mise en place de l’outil Open System par votre Office de Tourisme, il est nécessaire d’être partenaire de l’Office de Tourisme Terra Volcana. Si à l’avenir, vous ne souhaitez pas renouveler votre partenariat, vous conserverez, sans aucune contrepartie, l’outil installé et vous pourrez poursuivre son utilisation. Cependant, votre offre ne remontera plus sur le site de l’Office de Tourisme Terra Volcana.

Pré-requis pour obtenir gratuitement Open System et bénéficier d’un accompagnement

  • disposer d’un ordinateur (à minima) avec accès internet
  • disposer d’une adresse e-mail
  • être partenaire de l’Office de Tourisme Terra Volcana, durant l’année en cours

Comment accéder à l’outil ?

1. Renvoi du bulletin d’adhésion

Téléchargez, complétez, signez et retournez le bulletin d’adhésion Open System à l’Office de Tourisme Terra Volcana, par e-mail ou courrier.  L’adhésion au dispositif Open System et le déploiement de l’outil sont gratuits.
Nous vous invitons également à prendre connaissance des Conditions générales d’utilisation des services de la plateforme de commercialisation régionale « Open System ».

2. Ouverture d’un compte Open System par l’Office de Tourisme

Une fois le bulletin reçu, l’Office de Tourisme vous ouvre un compte Open System gratuitement.

3. Atelier de prise en main de votre compte Open System

Un atelier de prise en main est planifié avec vous une fois que votre compte est ouvert. Le rendez-vous est organisé selon vos disponibilités et peut se dérouler individuellement ou en groupe. L’atelier est réalisé par l’animateur numérique de territoire de l’Office de Tourisme.Il se déroule dans un des bureaux sur une durée de 3h.

4. Paramétrage de votre compte Open System

Une fois l’atelier de prise en main réalisé, votre compte est à l’état de pré-production et est non visible au public.Vous disposez d’une durée de 1 an pour paramétrer l’outil. Le paramétrage de votre compte peut aller très vite et dépendra de votre assiduité …

5. Activation de votre compte et visibilité de l’outil pour les internautes

Une fois vos paramétrages effectués, il faut en informer l’animateur numérique de territoire, qui enclenchera le passage en production. Votre outil sera alors utilisable par les clients qui pourront réserver sur votre site internet et/ou sur les sites de l’Office de Tourisme et du département.

À noter : Si après l’atelier de prise en main, vous n’êtes pas convaincu de l’outil, il suffit de faire une demande de fermeture de compte auprès de votre animatrice numérique de territoire de l’Office de Tourisme.
Si après la durée de 1 an, votre compte n’est pas passé en production, celui-ci sera automatiquement fermé.

Prenez connaissance de toute la documentation Open System

 

Conditions générales d’utilisation

Bulletin d’adhésion

Guide des solutions de paiement sécurisé 

Présentation de ONe Shot Pay

Channel Manager Eviivo

Passerelles et Open System

Besoin de plus de Renseignements ?

C’est avec plaisir que notre équipe répondra à toutes vos interrogations et vous conseillera au mieux dans l’installation de l’outil Open System. Contactez-nous !

Besoin de plus de renseignements sur la mise en place d’Open System pour votre structure ?
Contacter Clémence Chevaux
04 73 38 85 39 – c.chevaux@terravolcana.com

Une question technique, un besoin technique sur l’outil Open System ?
Contacter Mélanie Labattu

04 73 86 08 28 – m.labattu@terravolcana.com

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